文件管理制度（优秀10篇）

在充满活力，日益开放的今天，很多地方都会使用到制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？这次差异网为您整理了10篇《文件管理制度》，如果能帮助到您，差异网将不胜荣幸。

文件管理制度 篇一

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3.1上行文：请示，报告，计划，总结；

3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平行文：信函，会议纪要。

4、文件格式

4.1发文统一使用以上文件类别之一。

4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；

4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。

4.9日期：

4.9.1一般应写发文日期；

4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

4.9.3重要的文件写签发的日期；

5、文号

5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印

6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：

7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

8、相关文档

8.1文号编码规则

8.2《文件编号使用登记表》

8.3《对外发文登记表》

8.4《对内发文登记表》

8.5《收文登记表》

8.6《文件处理单》

8.7《传阅单》

8.8《用印登记表》

8.9对外发文格式

8.10对内发文格式

8.11报告总结格式

8.12会议纪要格式

8.13会议记录格式

9、修订及实施

9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

9.2本规定修订权在公司。

9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

文件管理制度 篇二

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1） 开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

2） 开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

3） 产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

4） 产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

4、各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

5、技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

6、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于生产和归档。

文件管理制度 篇三

1、文件管理人员收到文件后，要立即登记，填写文件处理单，及时送分管主任批办。

2、批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕，并将文件处理结果填写在文件处理单上，及时送交领导阅知。

3、密级文件不准在个人手里过夜，不得带到家中或公共场所，借阅文件要严格完备手续。

4、对上级文件（包括领导人讲话）未经批准不得复印，经批准复印的要搞好登记、编号，将复印件及时收回，不得遗失。

5、中央、省市委文件、领导人讲话，每年清退一次，按规定到指定地点销毁。留存文件和有保存价值的材料，要及时搞好立档工作。

文件管理制度 篇四

为了便于各部门新文件的下发，规范文件会签程序，加强部门间工作的配合与协作，特制定本制度：

第一条：会签的目的

是为了增加办事效率和增强制度、规定的执行力度。

第二条：会签的范围

需要其他部门配合的工作和其他部门执行遵守的制度、规定。

第三条：会签方法

由文件起草部门确定会签的内容，并填写《文件签发审批单》。审批单中应注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）

第四条：会签文件编号方法

按各部门的统一顺序和要求编号。如：希团字20xx第 号、希人字20xx第 号。

第五条：会签文件的主送单位

与会签内容相关的主要部门单位。

第六条：会签文件的抄送单位

与会签内容相关的次要部门单位。

第七条：会签文件中的会签单位

会签单位的领导审阅后，应在《文件签发审批单》中会签单位处签署本人的姓名且标注日期，以明确责任。

第八条：会签文件密级的划分

会签文件分绝密级、机密级、秘密级三种。

第九条：公司密级的确定

1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

3、公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

第十条：文件会签的顺序

按文件内容相关的部门、总经办/集团人力资源部或分公司人行部、相关集团副总和蔼总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。

第十一条：文件会签的要求

1、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。

2、各会签单位及个人自收到需会签文件后，须在4小时处理时限内回复，文件拟定部门负责文件会签跟踪工作。各会签单位必须在会签单上签名。

3、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。

文件管理制度 篇五

(一)总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

(二)收文的管理

第四条公文的签收

1、凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管

1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单"，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

(三)发文的管理

第八条发文的规定

1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。

第九条发文的范围：

1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、党委、厂部下发文件主要用于：

公布全厂规章制度；

转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

发布有关奖惩决定和通报；

其他有关全厂的重大事项；

3、党委、厂部上行文、外发文主要用于：

对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4、在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

(四)发文程序与要求

第十条发文程序规定：

1、各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

8、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10、经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；

11、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12、文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

文件销毁管理办法(试行 篇六

一、 目的

为了避免因员工处置不当，造成公司文件、资料中的重要数据、 信息遗失和泄露等情况的发生，给公司带来不必要的经济损失，特制订此办法。

二、 适用范围

适用于公司及下属各子公司。

三、 界定标准

员工须严格遵守公司保密协议要求，定期对自己所保管的文件资料进行整理，对于日常需要归档的文件应妥善保管，对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的文件（包括一般文件、重要文件、机密文件。如:涉及经营战略、组织结构、领导风格、营销数据、采购渠道、商品信息、工作流程、经营管理技术、财务资料等文件资料）、草稿、复印废页及文字废纸，磁盘、光盘、图纸等（特别是上市公司的文件和资料）不得随便丢弃、不得倒入垃圾桶内、不得交予保洁人员，以防止泄密事件的发生。

四、 分类及处理方式

员工对筛选后需销毁的公司文件、资料进行整理分类：

1、 在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸，由员工本人通过碎纸机自行进行破碎销毁；

2、 在工作过程中形成的日常办公作废的文件（指一般性文件、重要文件）、复印废页，需报部门负责人审核鉴定确已无保存价值的，

待审核通过后由部门负责人现场监督本部门员工使用碎纸机进行破碎销毁；

3、 日常办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件（指机密文件，含公司下发及上报的各项文件）、光盘、图纸等，必须上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的，报总裁审批，并由行政部门做好文件销毁记录，同时安排人员与上报销毁文件部门的员工至少两人在场进行破碎销毁。未经鉴定和批准的报废文件、资料，员工不得擅自销毁。

五、 附则

本办法自下发之日起执行。

文件管理制度 篇七

1目的

确保对文件和资料（包括电子媒体方式形成的资料）进行规范、科学的管理。

2适用范围

适用xx嘉园管理处所有公文、资料的管理，包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。

3职责

3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

4质量要求

4.1文件资料管理全过程

4.1.1文件资料的归档范围

a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。

b.人事劳资:员工档案、培训档案。

c.经营财务:经营合同、财务资料。

d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。

e.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料（图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料）、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料（大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录）、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。

f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准等外来文件，以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

4.1.2文件资料的归档要求

a.归档时必须进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。

b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明。

c.归档文件必须进行科学分类、立卷（格式见标识一）和编号，档案目录应编制案卷目录、卷内目录。

4.1.3文件资料的保管

a.资料在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损或变质档案要及时进行修补和复制。

4.1.4档案盒的运用（格式见标识二）

4.1.5档案资料的借阅

a.文件调阅权限:

a)财务资料除主任外，非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。

b.本管理处人员调阅超出权限，或涉及机密的档案资料时，应填写《借阅申请单》，资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借，科技档案借出后20日内归还，书籍45日内归还，如需长期使用者，须归还后办理续借手续。

c.外借档案资料不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅，不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

d.借出和归还档案资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情节追究当事人的责任。

4.2分项管理要求

4.2.1公文的管理要求

a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。

b.对外发文（业主/用户）:凡是对外的发文均代表管理处形象，因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号，管理处主任审核同意后方能发放。

c.对外联系函:由相关部门起草，管理处负责人审批（重要事项）后发文。

d.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收，客服中心留存外部来函的原件，复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位，同时做好签收记录；如有需要，客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。

4.2.2业主/用户资料的管理要求

a.为便于掌握各业主/用户的基本情况，应建立一户一档制，并实行电脑化管理。

b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名（是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等）、人员情况、紧急联络电话及联络人等。

c.业主/用户档案建立后，需将所有的情况输入电脑，以便及时查找，更新有关内容。

d.业主/用户资料要严格保密，严禁外借。

4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求

a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放，同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储，以方便调阅。

b.工程资料原则上不得借出。如确需借出，需办理相关借阅手续，由管理处主任签字，外借时间不得超过一周。

5记录、标识

5.1标识一:立卷格式

5.2标识二:档案盒卷脊格式（侧面）

5.3标识三:对外发文（业主/用户）格式

5.4标识四:对外联系函、传真格式

5.5《借阅申请单》

5.6《借阅登记表》

文件管理制度 篇八

一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

文件管理制度 篇九

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

3职责

3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.4文件编制、审批、发布的权责

3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。

3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。

3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。

3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

3.4.7工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

4.定义

4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

5.工作程序

5.1文件的分类

5.1.1文件属性分类

（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

5.1.2文件阶层分类

（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

（4)四阶文件：各记录表单、报表等。

文件管理制度 篇十

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条 公文的签收

1、公司所有文件（除领导或各部门订阅的办公文件外）均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的编号保管

办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理（或分管副总经理）阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2、一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第六条 文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

5、办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

6、按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

第七条 发文的规定

1、单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

3、对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第八条 发文的范围：

1、凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

2、集团或各分公司办公室下发文件主要用于：

（1）公布单位规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

（3）公布单位组织机构变动或人事任免事项；

（4）公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

（7）其他有关重大事项；

3、集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

第九条 发文程序规定：

1、各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

2、集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

4、文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

5、办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿（对文稿内容负责）；

7、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；

10、经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；

11、文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

12、文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十三条 文件的归档范围：

1、凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：

（1）政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

（2）集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）公司及部门各种会议记录；

（4）公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；

（5）有保存价值的来信来访记录及处理结果；

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

（7）政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

（9）工作日志和公司大事记；

（10）单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2、各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

第十四条 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

第十五条 文件的时效性

是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。 第十六条 文件销毁流程

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。 第十七条 文件销毁要求

经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

它山之石可以攻玉，以上就是差异网为大家带来的10篇《文件管理制度》，能够帮助到您，是差异网最开心的事情。