企业档案的管理制度优秀8篇

随着社会一步步向前发展，很多场合都离不了制度，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，这次漂亮的小编为亲带来了8篇《企业档案的管理制度》，如果能帮助到您，差异网将不胜荣幸。

企业档案管理制度 篇一

一、目的

为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。

二、适用范围

适用于公司档案资料的管理。

三、管理职能

（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：

1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；

2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；

3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；

5、建立档案检索索引；

6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；

7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；

8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部门管理职责

1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；

2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；

3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。

四、资料归档管理

（一）归档资料范围

1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；

2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；

3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；

5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；

6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；

7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；

8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；

9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；

10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；

12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；

13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；

14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；

15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；

16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；

17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；

18、其他具有保存价值的资料。

（二）归档资料收集

1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；

人事档案由人事管理部门管理；

生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；

其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。

2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料，需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档，由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料，如属于立档资料，由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；

如资料还须发出后由对方完善相关手续（如签章）才能形成完整资料，则由印章管理人员在印章使用登记时说明，并于事后督促经办人完善后存档。

3、各部门形成或接收的应存档资料，由部门负责人（或各线副总）负责督促存档；

4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。

5、公司人员外出参会带回的资料，在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

（三）资料归档要求

1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。

2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。

3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；

具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（四）归档时间

1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

3、报刊于次月初从各部门收回归档；

杂志、图书资料于次年二月收回存档。

4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

（五）归档移交

1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

五、档案保管

（一）收件登记

1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。

2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

（二）档案分类

1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：

A、股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。

B、综合管理类：

01、公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

02、管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；

按小类立卷。

03、外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

04、统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

05、其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

C、经营类01、合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

02、客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

03、广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

D、生产管理类01、安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

02、质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

03、设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

04、生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

E、技术类01、项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

02、基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

03、设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

F、人事档案01、个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。

02、工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

03、考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

04、招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

05、社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

G、财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

H、证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

I、影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

J、图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：

X-XX-XX-XX卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）小类序号，用01、02、03……代表各小类二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码，即分类规定中A--J 3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；

单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。

5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；

按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；

按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

（三）档案保管

1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。

3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。

4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。

5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。

6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。

六、档案的借阅和利用

1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；

重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；

涉密档案按《保密工作安全管理办法》规定权限批准。

3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；

在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。

4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《保密工作安全管理办法》相关规定。

5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；

注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；

损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。

七、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。

八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。

公司档案管理制度 篇二

一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

八、归档资料必须符合下列要求：

①文件材料齐全完整；

②根据档案内容合并整理、立卷；

③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

档案管理制度 篇三

搞好档案管理，充分发挥档案的作用，为各项工作服务，是提高工作效率和工作质量的必要条件，也是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。

（一）教育学会的档案由学会指定专人保管。除此之外的档案，如文书档案、业务档案、财务档案等，由档案室统一归档保存。

（二）凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料均应归档。第一次归档时间为6月底7月初，第二次为12月至次年1月。

（三）档案室保存的主要档案目录：

1、单位的工作计划、工作总结。

2、单位的重要会议记录。

3、重点调研活动的总结或调研报告。

4、综合性教研活动、教改实验、课题研究的材料。

5、各类培训方案。

6、较重要的评选活动材料。

7、学期、学年个人总结考核表。

8、各类获奖资料。

9、本单位人员情况资料。

10、各校和全县学生学业成绩统计资料。

11、上级指导性公文。

12、本单位其它重要公文。

（四）、借阅档案时，不得在案卷上涂划、删改、剪插；外单位人员借阅档案须凭介绍信经办公室主任或单位领导同意。案卷一般不得带出查案室。

档案管理制度 篇四

第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

档案管理制度 篇五

一、凡需利用档案资料者，必须填好借阅单，说明利用的目的等项。

二、利用档案资料必须履行登记手续，在指定的地点查阅。档案原则不借出。但确因工作需要借出的，必须经办公室主任批准。借出的档案不得转借其他单位或个人使用，按期归还。

三、重要的资料一律不借出，只限于查阅室查阅。

四、查阅档案时，不得损污、涂改档案，不得在文件材料上围点、打杠、增删、批注、抽换、剪裁、撕毁。

五、如因工作需要复制和抄录档案资料，要经办公室主任批准，由档案室核对无误后，力口盖公章，方可带走。

六、局党委会、局务会记录、人事工作材料及案件讨论记录，除有关领导外，一律不准查阅，更不得摘抄或复制。

七、对归还的案卷，必须全面进行检查，发现问题，及时认真处理。

八、借查档案人员必须严格遵守上述制度，违者按《档案法》有关规定追究责任。

档案保管制度 篇六

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

公司档案管理制度 篇七

一、目的

更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案规定

1、基础管理

1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2．2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。

2．5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意

3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3．2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3．3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4．2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4．3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

企业档案的管理制度 篇八

1、档案的销毁，是指对没有保存价值的`不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明"已销毁"。

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